Kimai
Solidic GmbH
Branche: Bauingenieurwesen
Mitarbeiter: 5+
Nutzt Kimai seit: 2020
Homepage: www.solidic.it
Standort: Bozen, Italien
Wie ein Ingenieurbüro seine grenzüberschreitende Rechnungslegung mit Kimai automatisiert hat
TL;DR
Das Ingenieurbüro Solidic bemisst und analysiert Tragwerke für Kunden im gesamten DACH-Raum und in Italien. Seit elektronische Rechnungen für das Unternehmen verpflichtend sind, mussten die Rechnungsdaten aus Kimai zunächst von Hand in eine zweite Software übertragen werden. Heute liest eine Schnittstelle die Daten direkt aus Kimai aus, erstellt die E-Rechnung, versendet das PDF an den Kunden und überträgt den Rechnungsbetrag zurück an Kimai für reibungslose Auswertung.
Über das Unternehmen
Solidic GzFr G.m.b.H. ist ein Ingenieurbüro mit Sitz in Bozen, Italien. Es ist auf die Tragwerksplanung im Metall- und konstruktiven Glasbau spezialisiert. Das Unternehmen entwickelt hochwertige, normgerechte Projektlösungen und unterstützt seine Kunden mit professionellen statischen und dynamischen Analysen, Gutachtertätigkeit, Produktentwicklungen sowie bei internationalen Zulassungen und im Vergabewesen.
Einsparungen mit Kimai
- Verlässliche Rechnungslegung ohne Fehler
- Rechnungsdaten fließen automatisch per API aus Kimai direkt in die E-Rechnungssoftware
- Schnellere Kontrolle der Rechnungsbeträge durch die Verwaltung
- Jederzeit Überblick über erbrachte Leistung und das verbleibende Budget bei Projekten
Felix Bertagnolli ist Gründer von Solidic und ein erfahrener Ingenieur. Als lösungsorientierter Unternehmer setzt er auf Vertrauen und Flexibilität im Team und nutzt die Digitalisierung, um Arbeitsprozesse zu verbessern.
Dr. Ing. Felix Bertagnolli
Geschäftsführer
Bei Solidic gehört Zeiterfassung schon lange zum Arbeitsalltag. Felix Bertagnolli, Gründer des Ingenieurbüros, war von Anfang an überzeugt, dass es wichtig ist, Arbeitsstunden festzuhalten: „Für mich ist es absolut ein Produktivitätshelfer.“
Die Mitarbeitenden tragen ihre Stunden selbst ein – unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Anfangs war Kimai vor allem dafür da, diese Zeiten zu sammeln und die Projekte im Blick zu behalten. Für die Rechnungslegung nutzte Solidic andere Programme.
Das änderte sich, als in Italien elektronische Rechnungen verpflichtend wurden. Jede Rechnung musste in einem bestimmten Format an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Für Solidic war das umständlich.
Zunächst wurden die in Kimai vorbereiteten Rechnungsdaten von Hand in die E-Rechnungssoftware übertragen. Das per Mail zu versendende Rechnungs-PDF lief wiederum über ein weiteres System. So entstanden mehrere Übergaben – und damit auch mehrere Gelegenheiten für Fehler. Einfach standardisieren ließ sich der Prozess nicht: Solidic arbeitet an individuellen Prototypen, und jede Rechnung muss zum jeweiligen Projekt und zur Kundschaft passen. Je nach Land und Leistung unterscheiden sich zudem Steuern und Fürsorgebeiträge.
Die Lösung entstand, als Solidic gemeinsam mit dem Hersteller der E-Rechnungssoftware eine Verbindung zwischen den Systemen einrichtete. Über die Kimai-API werden die nötigen Daten ausgelesen und für die elektronische Rechnung verwendet. „Dann haben wir uns dazu entschieden, diese händische Schnittstelle zu eliminieren“, sagt Felix.
Seit die Rechnungslegung im vergangenen Jahr vollständig automatisiert wurde, laufen die Daten in beide Richtungen: Kimai liefert die erfassten Stunden und das Honorar. Daraus wird die elektronische Rechnung erstellt und an die Finanzverwaltung übermittelt; das PDF geht automatisch an die Kundschaft. Anschließend wird auch der endgültige Rechnungsbetrag wieder in Kimai zurückgelesen. Denn Honorar und Rechnungsbetrag sind nicht immer gleich – etwa wenn je nach Land oder Leistung Steuern und Beiträge hinzukommen. Für Felix ist gerade dieser Rückweg wichtig: „Dieser Betrag geht wieder zurück in Kimai, und unsere Verwaltung sieht, was passiert ist. Für die Kontrolle ist das deutlich einfacher.“
Ich rate allen, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Nicht, um jemanden zu kontrollieren oder ihm eins auf den Deckel zu geben, sondern um die internen Abläufe zu optimieren und Fehler zu erkennen.
Dr. Ing. Felix Bertagnolli
Geschäftsführer – Solidic GmbHKimai ist damit bei Solidic mehr als ein Ort, an dem Arbeitsstunden erfasst werden. Die Daten helfen auch dabei, Rechnungen vorzubereiten und den Überblick über Projekte zu behalten. Die Fehlerquote bei der Rechnungslegung sei dadurch „praktisch gegen null“ gesunken. Felix entscheidet dann selbst, ob ein Projekt bereits abgerechnet werden kann, ob eine Teilleistung verrechnet wird und welcher Rechnungstext passt. Einmal pro Woche prüft er, was so weit ist, dass es in die nächste Rechnungsrunde kommt. Danach übernimmt das System die wiederkehrenden Schritte.
Auch bei der Projektbewertung helfen die erfassten Stunden. Felix kennt die internen Kosten einer Arbeitsstunde einschließlich der Gemeinkosten und kann sie mit dem Aufwand eines Projekts abgleichen.
Unternehmen, die gegenüber Zeiterfassung skeptisch sind, rät Felix, sich davon nicht abschrecken zu lassen. Ja, sie schafft Kontrolle – aber auch die Möglichkeit, die eigene Arbeit und die Abläufe im Unternehmen besser zu verstehen.
Wer ganz ohne Zeiterfassung auskommt, müsse sich auf das eigene Gefühl verlassen können. Felix sagt das mit einem Augenzwinkern: „Dann musst du ein sehr, sehr gutes Gefühl haben. Ich hoffe, dass dein Gefühl dich nicht trügt.“ Denn manches sieht man nur in den Daten.
Ein großes Dankeschön an Felix Bertagnolli für die wertvollen Einblicke – viel Erfolg weiterhin mit Solidic!