LeadMetrix

Die Herausforderung: Überblick, bevor es zu spät ist

LeadMetrix betreut Revenue Operations für Kunden auf HubSpot, Salesforce und verschiedenen Integrationsplattformen. „Wir haben als Webentwicklungsfirma angefangen. Als SaaS- und Web-Plattformen aufkamen, wurde mir klar, dass dieselben Technologien, mit denen man Websites baut, auch diese Systeme antreiben können. Also habe ich angefangen, eigenständig auf diesen Plattformen zu arbeiten, und wir haben unser Angebot erweitert.“ Die Arbeit ist vielfältig, oft komplex und umfasst häufig Aufgaben, die zum ersten Mal auftauchen – und erst recherchiert werden müssen, bevor überhaupt abrechenbare Zeit entsteht.

Vor Kimai nutzte das Team Toggl. Das deckte die Grundlagen ab, aber LeadMetrix brauchte mehr Struktur. Gil wollte nicht nur sehen, ob eine Arbeit bis zur Deadline erledigt wurde, sondern was Woche für Woche und Tag für Tag passiert. „Wenn man erst merkt, dass eine Aufgabe verspätet ist, ist es zu spät“, sagt er. „Mit Kimai sehen wir früher, wo es hakt, erkennen Blocker und können bei Problemen helfen.“

Außerdem brauchte das Unternehmen eine klare Trennung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit innerhalb desselben Kunden. Kommt eine neue Art von Aufgabe hinzu, rechnet Gil mit zwei bis drei Stunden nicht abrechenbarer Recherche, bevor das Team effizient arbeiten kann. Diese Kosten sind real, auch wenn der Kunde sie nie sieht. „Ich muss sehen, ob wir mit diesem Kunden profitabel sind“, erklärt er. Ohne detaillierte Erfassung auf Projektebene war diese Rechnung unmöglich.

Die Struktur: Kunden, Projekte und ein einfacher Aufbau, der mitwächst

LeadMetrix hat seine Kimai-Struktur entlang einer klaren Hierarchie aufgebaut: Kunde → Projekt → abrechenbar oder nicht abrechenbar. Jeder zahlende Kunde mit unterschriebenem Vertrag bekommt einen eigenen Kundeneintrag. Projekte werden nach Art der Arbeit angelegt: Website-Betreuung, HubSpot Ops, Salesforce Ops usw. – jeweils mit eigenem Stundensatz. Interne und nicht abrechenbare Arbeit liegt in separaten Projekten beim selben Kunden. Am Monatsende erstellt das Team Berichte, um abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit pro Kunde zu vergleichen. Kunden erhalten nur den abrechenbaren Teil. Die nicht abrechenbaren Daten bleiben intern und dienen dazu, die Rentabilität im Blick zu behalten, das Team zu coachen und Schätzungen laufend zu verbessern.

Bei den Tätigkeiten hat Gil die Erfassung bewusst grob gehalten. „Wenn man zu kleinteilig wird, verbringt man mehr Zeit mit Verwaltung als mit der eigentlichen Arbeit.“ Es geht ihm um die Balance: genug Struktur, um Erkenntnisse zu gewinnen, aber nicht so viel, dass sie zur Last wird.

Der Arbeitsablauf: eine Kalenderansicht, die das ganze Team nutzt

Das Team hat sich schnell an die Kalenderansicht von Kimai gewöhnt. Man öffnet die Woche, zieht einen Zeitblock auf – etwa Montag von 9:00 bis 11:00 Uhr –, tippt eine Beschreibung ein und speichert. Häufig genutzte Aufgaben liegen in einer Seitenleiste und lassen sich direkt in den Kalender ziehen. „Es ist richtig befriedigend, eine komplett erfasste Woche zu sehen“, sagt Gil. Jeder erfasst anders: manche in Echtzeit, manche nach Abschluss einer Aufgabe, manche gesammelt am Ende des Tages. Kimai unterstützt all das, ohne eine einzige Arbeitsweise vorzuschreiben. Der Head of Operations startet jeden Morgen damit, Kimai zu öffnen und die Wochenansicht pro Mitarbeiter durchzugehen: wie viel gearbeitet und wie viel abgerechnet wurde.

Das Ergebnis: Berichte, denen Kunden vertrauen

LeadMetrix schickt seinen Kunden wöchentliche Berichte mit einer vollständigen Aufschlüsselung, was gemacht wurde, von wem und wie lange es gedauert hat. Diese Transparenz ist gewollt und hat sich zu einem echten Unterscheidungsmerkmal entwickelt. Die Berichte zu erstellen war früher allerdings Handarbeit: filtern, formatieren und die Daten jedes Mal neu aufbereiten.

Gils Team hat das gelöst, indem es ein Custom-Reports-Plugin für Kimai entwickelt hat, das demnächst im Kimai Plugin-Store erscheint. Damit lassen sich Berichtsvorlagen speichern: Die Kriterien für eine Kombination aus Kunde, Projekt und Teammitglied werden einmal festgelegt und in der Folgewoche mit einem Klick erneut ausgeführt. Berichte können persönlich sein oder mit dem Team geteilt werden. Das Ergebnis ist ein automatisch erzeugtes PDF – genau in dem Format, das die Kunden erwarten.

„Unsere Kunden schätzen die Transparenz“, sagt Gil. „Früher bekamen sie am Monatsende nur eine Rechnung und haben nachgefragt, wenn ihnen die Stunden unangemessen vorkamen. Heute sehen sie genau, was gemacht wurde.“ Diese Sichtbarkeit führt gelegentlich zu Rückfragen, wenn Kunden bezweifeln, dass eine Aufgabe wirklich so lange gedauert hat wie erfasst – doch Gil führt dieses Gespräch lieber als die Alternative. Eine Rechnung ohne Nachweis ist schwerer zu verteidigen als ein klar strukturierter Bericht.

Ausblick: Integrationen und der Druck durch KI

Gil experimentiert bereits mit Automatisierungstools wie n8n und Zapier. „Damit lassen sich Hunderte oder Tausende Tools verbinden, ohne eigene Integrationen schreiben zu müssen“, sagt er. Ein Beispiel: Wird in HubSpot ein neues Ticket angelegt, erstellt ein Trigger automatisch den passenden Kunden und das Projekt in Kimai und startet eine Zeiterfassung. Genau diese Art von Automatisierung nimmt Reibung aus dem Moment, in dem ein neuer Auftrag beginnt.

Gleichzeitig steht die Agenturbranche unter einem neuen Druck. Kunden fragen immer öfter, warum eine Aufgabe zehn Stunden gedauert hat, wenn KI sie doch in fünf erledigen könnte. Gils Antwort ist besonnen: „Wir setzen KI dort ein, wo sie hilft, aber sie ist nicht für alles die Lösung.“ Vorerst ist es die Kombination aus transparenten Zeitberichten und klaren Aufgabenbeschreibungen – ermöglicht durch die Zeiterfassung mit Kimai –, mit der LeadMetrix seine Stunden selbstbewusst vertreten kann.

Anderen Agenturen, die denselben Weg gehen wollen, rät er: mit der Zeiterfassung beginnen, die Struktur schlank halten und die Daten sprechen lassen. „Wir lernen Woche für Woche dazu. Früher wussten wir nur, ob eine Aufgabe bis zum Stichtag erledigt wurde. Heute haben wir durchgehend den Überblick.“

Vielen Dank, Gil Ben-Horin, für das inspirierende Gespräch, und alles Gute für die Zukunft von LeadMetrix!