Kimai
Kimai vs. Harvest
Valentina
@ivalentinaWenn du in letzter Zeit nach „Harvest Alternativen” oder „Harvest Preise” gesucht hast, bist du damit nicht allein. 2025 wurde Harvest, gegründet im Jahr 2006 und lange bekannt als eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen und Rechnungen zu stellen, von Bending Spoons übernommen. Kurz darauf änderte sich das Preismodell von Harvest: Statt eines pauschalen Preises pro Nutzer werden jetzt zusätzliche nutzungsbasierte Gebühren für Rechnungen, Projekte, Kunden und Aufgaben erhoben. Der kostenlose Plan wurde zudem auf einen einzelnen Nutzer und zwei Projekte reduziert.
Für viele Freelancer und Teams bedeutete das Verlängerungsbenachrichtigungen, die mit der erwarteten Rechnung nichts mehr zu tun hatten — manche sprangen von wenigen Dollar im Monat auf Hunderte.
Das ist der ehrliche, faktische Hintergrund, den unsere neuen Kunden bestätigen. Und um es klar zu sagen: Harvest ist nach wie vor ein solides, gut gemachtes Produkt, und das Team dahinter hat über die Jahre etwas wirklich Nützliches für viele Menschen geschaffen. Was sich geändert hat, ist das Geschäftsmodell dahinter, und genau das ist die Art von Veränderung, die Leute fragen lässt: „Was gibt es sonst noch, und kann ich darauf vertrauen, dass es so bleibt?”
Genau diese Frage versucht unser Blogbeitrag zu beantworten.
Kimai vs. Harvest Preise: Was du tatsächlich zahlen würdest
Fangen wir mit den Zahlen an, denn genau das hat dich wahrscheinlich hierher geführt.
Kimai Cloud kostet aktuell:
- Standard-Plan: 2,99 €/Nutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung) oder 3,99 €/Nutzer/Monat bei monatlicher Zahlung. Enthalten sind Projekt-Zeiterfassung, abrechenbare Stunden, Rechnungsstellung, Datenexport, Audit-Logs und branchenspezifische Übersetzungen.
- Professional-Plan: 3,99 €/Nutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung) oder 4,99 €/Nutzer/Monat bei monatlicher Zahlung.
- Zusätzlich enthalten sind Arbeitszeitkonten, Urlaubs-/Krankheitsverwaltung, Spesenerfassung, benutzerdefinierte Felder, Aufgabenverwaltung, ein Kundenportal, SAML Single Sign-on und eine eigene Domain mit SSL.
Beide Pläne beinhalten unbegrenzte Kunden, Projekte und Aktivitäten — ohne versteckte Nutzungsobergrenzen für Rechnungen oder Kunden. Du weißt, was du nächsten Monat zahlst, weil es dasselbe ist wie diesen Monat.
Harvest listet im Vergleich dazu den Teams-Plan ab ca. 9–11 $ pro Nutzer und Monat und den Enterprise-Plan ab 14–17,50 $ pro Nutzer und Monat. Zusätzlich zu diesem Grundpreis fallen jetzt nutzungsbasierte Gebühren an, abhängig davon, wie viele Rechnungen, Projekte, Kunden und Aufgaben dein Konto erzeugt. Für ein kleines, gleichbleibendes Solo-Konto mag der Unterschied gering sein. Für ein wachsendes Team wird die monatliche Gesamtsumme eher zur Schätzung als zu einer festen Zahl.
Wir tun nicht so, als hätten wir Einblick in jeden einzelnen Harvest-Vertrag. Preisdetails ändern sich, und du solltest immer die aktuellen Zahlen auf der jeweiligen Anbieterseite prüfen. Aber der strukturelle Unterschied ist das Entscheidende: Pauschal und planbar vs. nutzungsabhängig und variabel.
Kostenloser Plan — oder für immer kostenlos mit Self-Hosting
Kimai bietet seit jeher eine kostenlose, selbst gehostete Version der Zeiterfassungs-App.
Das ist es wert, kurz innezuhalten, denn hier eröffnet sich ein Weg, den ein reines Cloud-Tool wie Harvest schlicht nicht bieten kann: Kimai ist Open Source — du kannst es herunterladen und auf deinem eigenen Server oder einem günstigen VPS betreiben.
Du übernimmst die Serverwartung selbst, bekommst dafür aber die volle Kontrolle darüber, wo deine Zeitdaten physisch gespeichert werden, musst dir keine Sorgen über Preisänderungen des Anbieters machen und kannst die Plattform an deinen Workflow anpassen. Für Teams und technikaffine Freelancer, die gerade eine Preisüberraschung erlebt haben, ist diese Unabhängigkeit besonders wertvoll.
Wenn Self-Hosting nicht dein Ding ist: Kimai Cloud wird auf Servern in Deutschland gehostet (Hetzner, Falkenstein), was auch EU-basierter Datenschutz und DSGVO-Konformität von Haus aus bedeutet (gut zu wissen, wenn deine Organisation unter EU-Datenschutzregeln arbeitet, da in den USA gehostete Tools anderen rechtlichen Rahmenbedingungen für den Datenzugriff unterliegen können).
Rechnungsstellung: Wo Kimai richtig punktet
Rechnungsstellung ist bei Kimai kein nachträglich angeschraubtes Extra — sie gehört zu den zentralen, integrierten Funktionen in jedem kostenpflichtigen Plan, schon ab dem Standard-Tarif. Das ist wichtig, denn für die meisten Freelancer und Agenturen besteht der eigentliche Sinn der Zeiterfassung darin, erfasste Stunden in Geld umzuwandeln — nicht nur in Stundenzettel oder Diagramme.
Mit Kimai bekommst du:
- Konfigurierbare Rechnungsvorlagen
- Flexible Eintragsgruppierung, sodass du entscheidest, wie erfasste Zeiten zu Rechnungspositionen zusammengefasst werden
- Konfigurierbare Rechnungsnummern für Teams, die bestimmte Nummerierungsschemata für Buchhaltung oder Steuerzwecke benötigen
- Mehrere Exportformate, darunter PDF und DOCX
- Ein Kundenportal (im Professional-Plan), über das Kunden ihre eigenen Projektstatistiken und Zeiteinträge über einen sicheren, optional passwortgeschützten Link einsehen können — ohne dass du etwas exportieren und per E-Mail versenden musst
Harvests Rechnungsstellung gehört ebenfalls zu seinen stärksten Funktionen, und das schon seit Langem: wiederkehrende Rechnungen, Online-Zahlungen, Buchhaltungs-Integrationen. Das wollen wir gar nicht in Abrede stellen. Der Unterschied liegt weniger darin, ob eine Rechnungsstellung existiert, sondern eher darin, ob die Tools, die deine Zeit mit deinem Geld verbinden, mit dir skalieren, ohne bei jeder weiteren Rechnung neue Gebühren aufzuschlagen.
Du denkst über einen Wechsel nach? Ein paar Tipps
Wenn du aktuell einen Harvest-Plan nutzt und über die Verlängerung nachdenkst, lohnt es sich, deine Vertragsbedingungen hinsichtlich der Kündigungsfristen vor dem nächsten Abrechnungsdatum zu prüfen — das klärst du am besten direkt mit dem Harvest-Support, aber es ist der erste praktische Schritt vor einer Migration.
Der nächste Schritt ist der Umzug deiner Zeiterfassungsdaten zwischen den Tools. Kimai hat einen CSV-Importer, der genau dafür gebaut wurde: Exportiere deine Projekte, Kunden und Zeiteinträge aus Harvest und lade sie in einem Durchgang in Kimai. Deine historischen Aufzeichnungen bleiben erhalten, und du startest nicht mit einem leeren Stundenzettel.
Ein Wort zur Preisphilosophie
Hier ist etwas, das wir für wirklich wissenswert halten, unabhängig vom Feature-Vergleich: In der Geschichte von Kimai haben wir die Preise genau einmal erhöht. Wir sind der Meinung, dass Preise keine Überraschung sein sollten, und sie sollten sich nicht jedes Mal ändern, wenn ein Unternehmen den Besitzer wechselt. Wenn du dich heute für Kimai entscheidest, dann ist der Plan, den du abschließt, auch der Plan, den du nächstes Jahr noch bezahlen solltest.
Außerdem möchten wir offen über etwas sprechen, worauf wir stolz sind: Unser Non-Profit-Rabatt — 0,99 € pro Nutzer und Monat — ist ein Preis, den wir für immer beibehalten wollen. Non-Profit-Organisationen, Schulen, Rettungsdienste, gemeinnützige Vereine (all die Menschen, die im Stillen wichtige Arbeit mit begrenzten Budgets leisten) sollten sich nicht sorgen müssen, dass ihr Zeiterfassungs-Tool zu einem Posten wird, den sie nicht mehr rechtfertigen können.
Fazit
Harvest hat sich seinen Ruf über fast zwanzig Jahre hart erarbeitet, und viele Teams haben solide Arbeitsabläufe darauf aufgebaut. Wenn die aktuelle Preisgestaltung für dich noch passt, gibt es keinen Grund, etwas zu ändern. Aber wenn du zu den vielen Menschen gehörst, die dieses Jahr eine Verlängerungs-E-Mail geöffnet haben und die Summe darauf nicht wiedererkannt haben, dann ist es gut zu wissen, dass es eine Alternative gibt, die auf einem anderen Versprechen aufbaut: Pauschale, planbare Preise, echte Rechnungstools von Anfang an integriert und die Möglichkeit zum Self-Hosting.
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