BlauArt Catering GmbH

Die Herausforderung: Zeiterfassung für alle – auch ohne Technikaffinität

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung war für BlauArt der formale Anlass, aber der eigentliche Antrieb war ein anderer: Die Personalabteilung sollte entlastet werden, und die Zeiten sollten nicht mehr im Nachhinein für mehrere Tage zusammengetragen, sondern tagesaktuell und nachvollziehbar erfasst werden. Zudem stand die Einführung des neuen Tools unter der Prämisse, dass es für alle einfach einsetzbar ist. „Mir war wichtig, dass es simpel ist“, sagt Derk-Janko. „Chip drüberziehen, Stunden direkt sehen – fertig.“ Gleichzeitig war von Anfang an klar: Eine Cloud-Lösung kam nicht in Frage. „Wir wollen nicht abhängig sein von anderen Anbietern, wo unsere Daten lagern. Wir wollen selbst schnell reagieren können.” Die gesuchte Lösung musste also Open Source, selbst hostbar und gleichzeitig so einfach wie möglich zu bedienen sein.

Die Entscheidung für Kimai Zeiterfassung

Derk-Janko sichtete verschiedene Optionen und entschied sich schnell für Kimai Zeiterfassung – nicht zuletzt wegen der Demo auf der Website. „Mich hat auch überzeugt, dass es eine Demo gibt – man bekommt schnell ein Gefühl, ohne erst alles aufsetzen zu müssen. Bei anderen Tools muss man erst installieren, Daten einpflegen usw. Bei Kimai hatte ich sofort einen guten ersten Eindruck.” Die große Community, die aktive Weiterentwicklung und die Möglichkeit, Features vorzuschlagen, überzeugten ihn zusätzlich. Dass BlauArt ohnehin bereits auf andere Open-Source-Produkte setzt, passte ins Bild. „Wenn es nicht anders geht, nimmt man Closed-Source-Software. Aber der Grundgedanke ist immer: erst mal schauen, was der Open-Source-Markt bietet.”

Die Umsetzung: Raspberry Pi, RFID-Chips und Kiosk-Displays

Die Einführung ging zügig über die Bühne. „Ziemlich Hauruck” nennt Derk-Janko das selbst, einem klaren Plan folgte sie trotzdem. Zuerst wurde intern getestet, ob die Abläufe passen. Dann kam die entscheidende Erkenntnis: Der klassische Browser-Zugang oder eine App war für viele Mitarbeitende keine praktische Lösung. Was gebraucht wurde, war ein physisches Terminal zum Ein- und Ausloggen.

Die Antwort fand sich im Kiosk-Plugin von Kimai Zeiterfassung. Derk-Janko baute einen ersten Prototypen aus einem Raspberry Pi, einem Bildschirm und einem RFID-Reader – und testete ihn zwei Monate lang im Büro. Für den Rollout an allen Standorten wechselte er auf professionellere Hardware: netzwerkfähige Displays mit integriertem RFID-Reader, die sich über das Netzwerk versorgen und ansprechen lassen.

Der Rollout selbst war gut vorbereitet. Da die Kimai-Kiosk-Ansicht auf den Geräten als Startseite hinterlegt ist, konnten die Geräte vorab im Büro konfiguriert werden. „Wir haben viel im Büro vorbereitet. In jeder Schule hintragen, Browser öffnen und der Reader liest die Chips sofort.” An jedem Eingang steht heute ein Terminal. Mitarbeitende loggen sich morgens mit ihrem Chip ein und nachmittags aus. An einem anderen Standort auszuloggen ist genauso möglich – praktisch für Mitarbeitende, die ihre Schicht nicht dort beenden, wo sie begonnen hatten. Beim Anmelden sehen sie direkt ihre eigenen Stunden der laufenden Woche.

Die Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Verlässlichkeit

Die Veränderung mit Kimai Zeiterfassung war spürbar. Wo einzelne Mitarbeitende früher ihre Stunden für mehrere Tage auf einmal nachtragen mussten, entsteht die Aufzeichnung heute automatisch beim Ein- und Ausloggen, zuverlässig und lückenlos. Die Personalabteilung wird entlastet – ein erheblicher Teil der Urlaubsanträge läuft inzwischen direkt über Kimai, ohne Zettel und ohne Rückfragen. „Wenn 50 Prozent es online beantragen, entlastet das schon stark.”

Mitarbeitende können ihre eigenen Zeiten einsehen, aber nicht bearbeiten. Aus den Abwesenheitsdaten in Kimai Zeiterfassung hat er zusätzlich ein eigenes Dashboard gebaut: Eine Übersicht, die auf einen Blick zeigt, wer krank ist, wer Urlaub hat und wer im Freizeitausgleich ist – aufgeschlüsselt nach Teams, mit Statistiken pro Woche und Ferienkalender integriert. Gerade in den Sommerferien, wenn das Kerngeschäft mit den Schulen ruht, ist diese Übersicht besonders wertvoll: Man sieht sofort, wie sich der Urlaubsplan über die gesamte Belegschaft verteilt.

Kostensenkung mit Kimai Zeiterfassung: Rund 700 Euro im Jahr für 70 Mitarbeitende

Die Kostenbilanz fällt deutlich aus. BlauArt zahlt aktuell rund 700 Euro im Jahr, ausschließlich für die benötigten Plugins. Kimai selbst ist kostenlos. Bei 70 Mitarbeitenden wären kommerzielle Anbieter mit nutzerbasierter Lizenzierung laut Derk-Janko deutlich teurer. „Für viele kleine bis mittelständische Unternehmen, die nicht die Ressourcen für teure Software haben, sind Open-Source-Produkte das Go-to.” Hinzu kommen Anschaffungskosten für Hardware – aber die bringt Datenhoheit und volle Kontrolle mit sich. „Wir sparen eine Menge Geld, weil wir selbst hosten. Am Ende zahlt man eigentlich nur noch Strom – und keine teuren Subscriptions.”

Die Zusammenarbeit: Wenn jemand wirklich zuhört

Was Derk-Janko an Kimai Zeiterfassung besonders schätzt, ist die Zusammenarbeit mit dem Entwickler Kevin. Mehrere Feature-Vorschläge hat er eingebracht – einige wurden umgesetzt, andere passten nicht ins Konzept. Beides war für ihn in Ordnung: „Man hat wirklich das Gefühl, da hört jemand zu und nimmt Wünsche ernst. Und wenn etwas nicht ins Konzept von Kimai passt, wird einem das auch klar gesagt.“ Die Möglichkeit, über die API, JavaScript oder CSS eigene Erweiterungen einzubauen, macht die Kimai-Software für BlauArt besonders wertvoll, denn kein Unternehmen arbeitet wie das andere, und jede Einrichtung bringt ihre eigenen Abläufe mit.

Ein Rat an andere Unternehmen

Self-Hosting ist nicht für jeden das Richtige, betont Derk-Janko. „Ich würde das nur machen: entweder mit einem hauseigenen ITler oder mit einer Firma im Rücken, die einen betreut.” Wer die Ressourcen hat, profitiert enorm von Datenhoheit, Flexibilität und Kostenersparnis. Für kleinere Unternehmen und die, die gerne delegieren, gibt es eine wartungsfreie, DSGVO-konforme Version von Kimai Cloud. “Aber ab 100–200 Leuten würde ich trotzdem sagen: Es ist kostengünstiger, selbst zu hosten.”

Für BlauArt jedenfalls war die Entscheidung für Kimai Zeiterfassung und Self-Hosting die richtige. Was mit einem Raspberry Pi und einem RFID-Reader begann, ist heute das Rückgrat der Zeiterfassung für ein ganzes Unternehmen – zuverlässig, günstig und nah an den Menschen, die es täglich nutzen.

Vielen Dank für Ihre Zeit, Derk-Janko Blauert, und alles Gute für die Zukunft von BlauArt!