Arbeitsmediziner. Wien

Arzt und selbstständiger Unternehmer

Thomas verbindet zwei berufliche Rollen: seine Tätigkeit als Radiologe im Krankenhaus und seine selbstständige Arbeit als Arbeitsmediziner. Und dazwischen: Termine, Betriebe, Impfungen, Untersuchungen, Organisation und die Pflicht, alles sauber zu dokumentieren. “Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich. Also den typischen Arbeitsalltag, den gibt es nicht, weil ich bei unterschiedlichen Kunden vor Ort bin. Das geht von einem normalen Büroarbeitsbetrieb bis zu Garagenbetreibern.”

In seiner Branche erwerben Unternehmen ein stundenbasiertes Kontingent an arbeitsmedizinischer Leistung. Zeiterfassung ist hier per Gesetz vorgeschrieben. “Je nach Unternehmensgröße ist eine bestimmte arbeitsmedizinische Betreuungszeit gesetzlich vorgesehen”, erklärt Thomas. Jede nicht dokumentierte Stunde bedeutet zusätzlichen Aufwand und kann wirtschaftlich nachteilig sein – „Wenn ich’s nicht eintrage, zahl ich selbst drauf.“

Auf der Suche nach einer mobilen Lösung

Die Spreadsheets für ein paar Unternehmen haben am Anfang gut gedient. Doch je mehr Unternehmen Thomas betreute, desto deutlicher wurde: Das System skaliert nicht. Neue Zeilen, verschiedene Ordner, mehrere Dateien – die Hürde war konstant. Und genau diese Reibung sorgt dafür, dass Einträge später passieren oder vergessen werden. Zusätzlich war die Zeiterfassung on the go ein Problem: „Am Handy ist Excel relativ blöd zu bedienen.“

Warum Kimai On-Premise der Gamechanger war

Als Thomas nach Alternativen suchte, fragte er ChatGPT nach Open-Source-Zeiterfassung. So landete er bei Kimai. Für ihn war neben der Kosteneffizienz vor allem Self-Hosting ein ausschlaggebender Punkt. “Ich finde es schön, wenn man seine Software selbst in der Hand hat”, sagt Thomas im Interview und nennt konkrete Vorteile: Wichtig waren ihm Kontrolle über System und Betrieb, Datenhoheit und Unabhängigkeit.

Kimai als Baukasten für den echten Alltag

Thomas hält seine Kimai-Nutzung absichtlich schlank und nutzt nur das, was den Alltag wirklich leichter macht:

• Pro Kunde ein Projekt pro Jahr, um das Stundenkontingent sauber abzubilden
• Gleiche Aktivität für alle Kundinnen und Kunden, weil er nur eine medizinische Leistung bringt
• Zeiteinträge in Kimai nach abgeschlossenen Terminen
• Quartalsrechnungen, um pauschale Abrechnung zu ermöglichen

Und weil Kimai den Source Code für weitere Entwicklungen offen hält und Thomas selbst programmiert, baute er auch seine eigene Erweiterung für Quartalsrechnungen, exakt passend zu seinem Arbeitsmediziner-Setup.

Timai – eine Smartphone App für Kimai

Noch spannender wurde es, als Thomas merkte, dass ihm das Webinterface zwar reicht, er aber im Alltag lieber eine App in der Hand hat. Eine existierende Kimai-App vom Drittanbieter war für seine Zwecke unpassend, also hat er schnell beschlossen, selbst eine zu bauen. „So schwierig kann es ja nicht sein“ – mit grundlegenden Kenntnissen im Programmieren und Unterstützung von KI-Tools startete er mit dem Development.

An einem freien Wochenende setzte sich Thomas hin und entwickelte eine klare Vorstellung davon, wie sich die App anfühlen sollte. Am Sonntag setzte er das Ganze mit KI-Unterstützung in Code um, sodass bereits am Abend die ersten echten Einträge verarbeitet werden konnten. Zusätzlich ergänzte er einen Offline-Modus, damit die App auch ohne Internetverbindung zuverlässig Einträge annehmen und diese später synchronisieren kann. „Programmieren ist heute einfacher denn je – oder wird zumindest zunehmend einfacher, wenn man ein gewisses Grundverständnis mitbringt und bereits Erfahrung in der Entwicklung von Programmen gesammelt hat.“

Die Timai App kann sowohl auf Android als auch auf einem iOS-Gerät installiert werden. „Die App liegt auf meinem ersten Homescreen. Spätestens wenn ich das Handy öffne, erinnert es mich.“

Zukunft von Open-Source und Vibe Coding

Open Source bedeutet nicht, alles selbst entwickeln zu müssen. Es bedeutet vielmehr, Systeme bei Bedarf an die eigenen Anforderungen anpassen zu können. Und im Zeitalter von Vibe Coding wird diese Anpassung plötzlich realistisch: Damit ist Kimai On-Premise keine starre Standardlösung, sondern ein offener Rahmen, der an unterschiedliche Anwendungsfälle angepasst werden kann.

“Man muss sich einfach trauen und nicht sagen – Ich kann es nicht. Und es muss nicht alles sofort am selben Tag funktionieren. Gut Ding braucht Weile.”

Vielen Dank, Dr. Thomas Entner, für das Interview und viel Erfolg mit dem Unternehmen!