Kimai
Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen
Sende Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen per E-Mail
Simon Schaufelberger
Automatisierte Zahlungserinnerungen per E-Mail
Ein Kimai-Plugin, das automatisch Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen versendet – an den Kunden mit der Rechnung im Anhang und intern an die zuständigen Mitarbeitenden.
Schluss mit manuellem Nachfassen: Das Plugin prüft täglich offene Rechnungen und sendet abgestufte Mahnungen passend zum Zahlungsverzug.
Was ist enthalten?
- Tägliche Prüfung auf überfällige Rechnungen mit Status „Ausstehend”
- E-Mail-Erinnerungen an den Kunden (optional mit Rechnungsanhang)
- Interne Benachrichtigungen an die Rechnungsersteller und/oder ausgewählte Mitarbeitende
- 3 Mahnstufen:
- Stufe 1: 1 Tag nach Fälligkeit
- Stufe 2: 8 Tage nach Fälligkeit
- Stufe 3: 15 Tage nach Fälligkeit
- Konfigurierbare Erinnerungsintervalle
- Meta-Felder an Rechnungen zur Verfolgung des Mahnstatus
- Vollständig anpassbare E-Mail-Vorlagen
Systemvoraussetzungen
Sie benötigen die Möglichkeit, Cronjobs auf Ihrem Server auszuführen, entweder in Ihrer Hosting-Administrationsplattform oder manuell über crontab -e.
Dies ist erforderlich, um den Befehl bin/console invoice-payment-reminder:send täglich auszuführen.
Einrichtungsschritte nach der Installation
1. Plugin konfigurieren
Öffnen Sie System > Einstellungen > Invoice Payment Reminder, um das Plugin zu konfigurieren:
Es gibt zwei Blöcke, um das Plugin zu konfigurieren: “Zahlungserinnerungen an Kimai Benutzer” und “Zahlungserinnerungen an Kunden”
- Benachrichtigungsart: Legen Sie fest, wer interne Benachrichtigungen erhält:
- Nur Rechnungsersteller: Nur die Person, die die Rechnung erstellt hat.
- Nur ausgewählte Benutzer: Nur die in der Konfiguration ausgewählten Benutzer.
- Rechnungsersteller und ausgewählte Benutzer: Beide Gruppen erhalten Benachrichtigungen.
- Benutzer benachrichtigen: Wählen Sie die Benutzer aus, die Benachrichtigungen erhalten sollen.
- Rechnung anhängen: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Rechnungsanhang in der Kunden-E-Mail.
- Zahlungseingang prüfen: Sendet beim Erreichen der Fälligkeit eine E-Mail, um an die Prüfung des Zahlungseingangs zu erinnern.
- Erinnerungsintervalle: Konfigurieren Sie die Anzahl der Tage nach Fälligkeit für jede Mahnstufe.
2. Cronjob einrichten
Damit Erinnerungen täglich automatisch versendet werden, richten Sie einen Cronjob ein.
Fügen Sie folgende Zeile in Ihre Crontab ein (täglich um 8:00 Uhr morgens):
0 8 * * * cd /path/to/kimai && bin/console invoice-payment-reminder:send --env=prod >> var/log/invoice-reminder.log 2>&1
3. Befehl manuell ausführen
Sie können den Befehl auch manuell ausführen:
bin/console invoice-payment-reminder:send
Mit der Option --dry-run testen Sie den Ablauf, ohne E-Mails zu versenden oder Daten zu speichern:
bin/console invoice-payment-reminder:send --dry-run
E-Mail-Vorlagen anpassen
Die Standard-E-Mail-Vorlagen befinden sich in Resources/views/emails/:
customer_reminder.html.twig– Wird an den Kunden gesendet.user_check_payment_received.html.twig– Wird an Mitarbeitende gesendet, wenn eine Rechnung fällig ist.user_notification.html.twig– Wird an Mitarbeitende gesendet, wenn eine Kundenerinnerung verschickt wurde.
Wichtig: Passen Sie die Originaldateien des Plugins nicht direkt an, da Plugin-Updates Ihre Änderungen überschreiben würden. Erstellen Sie stattdessen ein eigenes Kimai-Plugin mit einem
EventSubscriber, der auf dasModifyTemplatedEmailEventreagiert.
Weitere Informationen zur Plugin-Entwicklung finden Sie in der Kimai Plugin-Dokumentation.
Übersetzung
Das Plugin wird in zwei Sprachen angeboten: Deutsch und Englisch. Um das Plugin in Ihrer Sprache anzubieten, kontaktieren Sie mich bitte, dann werde ich die Beschriftungen entsprechend übersetzen.
Kompatibilität
Die folgende Tabelle enthält einen Vergleich zwischen Plugin und benötigter Kimai-Version.
| Plugin-Version | Minimale Kimai-Version |
|---|---|
| 1.0.0 | 2.63.0 |
Installation
Dateien kopieren
Extract the ZIP file and upload the included directory and all files to your Kimai installation to the new directory:
var/plugins/InvoicePaymentReminderBundle/The file structure needs to look like this afterwards:
var/plugins/
├── InvoicePaymentReminderBundle
│ ├── InvoicePaymentReminderBundle.php
| └ ... more files and directories follow here ...Cache leeren
After uploading the files, Kimai needs to know about the new plugin. It will be found once the cache was re-built. Call these commands from the Kimai directory:
How to reload Kimai cache
bin/console kimai:reload --env=prod
It is not advised, but in case the above command fails you could try:
rm -r var/cache/prod/*
You might have to set file permissions afterwards:
Adjust file permission
You have to allow PHP (your webserver process) to write to var/ and it subdirectories.
Here is an example for Debian/Ubuntu, to be executed inside the Kimai directory:
chown -R :www-data .
chmod -R g+r .
chmod -R g+rw var/
You might not need these commands in a shared-hosting environment.
And you probably need to prefix them with sudo and/or the group might be called different from www-data.
Aktualisierung
Updating the plugin works exactly like the installation:
- Delete the directory
var/plugins/InvoicePaymentReminderBundle/ -
Execute all installation steps again:
- Dateien kopieren
- Cache leeren
Bilder
FAQ
Die FAQs werden vom Entwickler des Angebots bereitgestellt.
All paid plugins are annual subscriptions.
You can buy the plugin via the Marketplace LemonSqueezy and pay with Credit Card or PayPal for immediate access. You can also get in touch and pay with wire transfer or SEPA, but you will have to wait a few days before getting access to the plugin.
Support-questions, bug-reports and feature-requests can be made via the contact form at www.simonschaufelberger.de.
If you purchase a plugin subscription, you’ll receive all updates, bugfixes, and support for one year. After the subscription ends, your plugin will continue to work without any restrictions – you can keep using the last version you downloaded. This model is known as a perpetual fallback license. However, access to future updates, new features, and compatibility fixes require an active subscription.
No, refunds are not available. Kimai plugins are delivered as digital downloads and cannot be returned once the source code has been accessed. Additionally, payment providers charge non-refundable transaction fees, even if a refund were issued. For these reasons, all sales are final. The same applies for subscriptions that were not canceled in time. Please contact me before purchase if you’re unsure whether a plugin fits your needs.