E-Invoicing 2026

Eine elektronische Rechnung ist nicht einfach ein als PDF per E-Mail verschicktes Dokument – da steckt mehr dahinter. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die dem EU-Standard EN 16931 entspricht und von Buchhaltungssystemen sowie Steuerbehörden automatisch verarbeitet werden kann.

In unserem vorherigen Blogbeitrag haben wir erklärt, was E-Invoicing ist und warum die EU es einführt. Jetzt beantworten wir die häufigsten Fragen von Unternehmern und Führungskräften:

• Ist E-Invoicing 2026 Pflicht?
• Welche EU-Länder haben E-Invoicing-Fristen?
• Was bedeutet die E-Rechnung Pflicht für deutsche Unternehmen?
• Wie bleibe ich compliant, ohne meinen gesamten Rechnungsprozess umzustellen?

E-Invoicing 2026: Was ändert sich in der EU?

Der Haupttreiber hinter den neuen Regelungen ist die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” (ViDA). Ihr Ziel ist die Digitalisierung der Mehrwertsteuerberichterstattung, die Reduzierung von Steuerbetrug und die Standardisierung von B2B-E-Invoicing in allen EU-Mitgliedstaaten.

Wichtige Punkte, die Unternehmer kennen sollten:

• Die EU definiert technische Standards (EN 16931)
• Jedes Land setzt eigene nationale Fristen
• PDF-Rechnungen werden für viele B2B-Transaktionen nicht mehr ausreichen
• Strukturierte Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, UBL/CII oder Peppol BIS werden zum Standard
• Für international tätige Unternehmen ist eine frühzeitige Vorbereitung unerlässlich

E-Invoicing-Fristen in EU-Ländern

Nachfolgend finden Sie einen praktischen Kurzüberblick über bevorstehende E-Invoicing-Anforderungen in Europa, beginnend mit Deutschland und Österreich – den meistgesuchten Märkten für „E-Rechnung 2026”.

Kimais neues E-Invoicing-Feature: Compliance leicht gemacht

Die Wahl der richtigen E-Invoicing-Software ist entscheidend, um compliant zu bleiben und abgelehnte Rechnungen zu vermeiden.

Mit dem neuen Plugin – und bereits in der Cloud verfügbar – unterstützt Kimai E-Invoicing, sodass Sie sich keine Gedanken mehr über Rechnungsformate machen müssen und sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Unterstützte Profile:

• EN16931 - CII (XML)
• EN16931 - UBL (XML)
• Extended - CII (XML)
• Extended - UBL (XML)
• Peppol - UBL (XML)
• XRechnung 3.0 - CII (XML)
• XRechnung 3.0 - UBL (XML)
• Zugferd - CII (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)
• Zugferd - UBL (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)
• Factur-X - CII (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)
• Factur-X - UBL (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)

Wesentliche Funktionen für EU-Unternehmen:

• Automatische E-Rechnungserstellung: Erstellen Sie PDF-Rechnungen per Plugin oder in Kimai Cloud; maschinenlesbare Pflichtdaten werden automatisch hinzugefügt
• Konfigurierbare Rechnungsvorlagen: Anpassung an länderspezifische Anforderungen, benutzerdefinierte Felder, Export im gewünschten Format
• Mehrsprachige und Mehrwährungsunterstützung: Ideal für grenzüberschreitendes Geschäft

Kimai startet mit einem minimalen Funktionsumfang, der die meisten Alltagsanwendungen abdeckt. Derzeit können Sie einige typische Zahlungsarten und Ihr Zahlungskonto konfigurieren.

Unterstützte Zahlungsarten und ihre offiziellen IDs:

• SEPA-Überweisung (58)
• SEPA-Lastschrift (59)

Außerdem können Sie den Steuerstatus und die Rechnungsvorlage pro Kunde konfigurieren:

• Steuerpflichtig
• Steuerbefreit (einschließlich Begründung)
• Reverse-Charge (für grenzüberschreitende Rechnungsstellung)

Fazit

E-Invoicing ist gekommen, um zu bleiben – und wird für Unternehmen in der EU schnell zur Pflicht.

Mit Kimais neuem E-Invoicing-Feature können Sie Compliance vereinfachen, Zeit sparen und sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Ihr Unternehmen führen und die Verwaltungsaufgaben genießen.

On-Premise-Nutzer können das Plugin im Store erwerben.