E-Invoicing in der EU: Ist Ihr Unternehmen bereit?

Wenn Sie als Unternehmer oder Selbständiger in einem EU-Land tätig sind, ist es entscheidend, dass Sie E-Invoicing verstehen und wissen, ob Sie compliant sind. Lesen Sie unseren Leitfaden, um herauszufinden, wann Sie sich vorbereiten sollten und wie Sie die richtige Lösung finden.

Die rechtliche Grundlage: Warum E-Invoicing in der EU zur Pflicht wird

Fangen wir mit dem Gesetz an, denn nichts klingt überzeugender als eine neue Richtlinie, wenn es um eine „dringende geschäftliche Priorität” geht. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in den Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Dies bildet die Grundlage für E-Invoicing bei allen Transaktionen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand.

Aber es kommt noch mehr! Die EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” (ViDA) wird die Anforderungen weiter verschärfen. Unter ViDA wird E-Invoicing für alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend, und Rechnungen müssen innerhalb von zwei Werktagen nach Ausstellung an die zuständige Steuerbehörde gemeldet werden. Das bedeutet: Papierrechnungen werden bald die Ausnahme statt die Regel sein, und die Mitgliedstaaten können eigene Pflichten für das E-Invoicing bei inländischen Transaktionen einführen – ohne Brüssel um Erlaubnis zu fragen.

Unternehmen werden daher strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen erstellen und Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit an Steuerbehörden melden müssen. Ziel dieses Wandels ist es, ein standardisiertes, interoperables System für die digitale Rechnungsstellung in der EU zu schaffen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

Kurzfassung für alle, die sie brauchen:

• B2B E-Invoicing wird schnell zur Pflicht, mit nationalen Einführungen, die sich vor dem EU-weiten ViDA-Stichtag beschleunigen
• Ihr Unternehmen benötigt ein Tool zur Erstellung strukturierter, maschinenlesbarer E-Rechnungen

Was ist E-Invoicing und warum ist es wichtig?

E-Invoicing ist der Austausch von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format (denken Sie an XML, nicht nur PDFs), das eine automatische Verarbeitung sowohl durch Unternehmen als auch durch Steuerbehörden ermöglicht. Das sorgt für schnellere Zahlungen, weniger Fehler und – am wichtigsten – hält Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes.

Warum sollte Sie das als Unternehmer interessieren?

• Gesetzliche Anforderung: Nichteinhaltung kann zu Bußgeldern führen (und niemand möchte einen Brief vom Finanzamt)
• Effizienz: Auf Wiedersehen manuelle Eingabe, hallo schnellere Zahlungszyklen
• Kosteneinsparungen: Kein Papier, keine Portokosten, keine Papierstaus mehr
• Compliance: Jederzeit prüfbereit

Wer muss sich vorbereiten?

Wenn Sie andere Unternehmen (B2B) oder Behörden (B2G) in der EU in Rechnung stellen, sind Sie entweder bereits betroffen oder werden es bald sein. Auch wenn Ihr Land noch nicht auf den E-Invoicing-Abzug gedrückt hat: ViDA kommt für alle – beginnen Sie jetzt mit der Vorbereitung.

E-Invoicing-Regeln und Zeitpläne unterscheiden sich in der EU. Hier ein kurzer Überblick für zehn Länder (Stand Oktober 2025) als Beispiele:

Wichtiger Hinweis: Viele andere EU-Länder haben freiwillige oder branchenspezifische E-Invoicing-Anforderungen. Überprüfen Sie immer Ihre lokalen Vorschriften für die neuesten Details!

Diese Tabelle wurde im Oktober 2025 erstellt und gegengeprüft; spätere Änderungen sind möglich

So werden Sie compliant (und behalten den Verstand)

Sie möchten Bußgelder vermeiden und Ihren Buchhalter glücklich halten? Das sollte jeder kluge Unternehmer tun:

• Die richtige E-Invoicing-Lösung recherchieren und wählen: Weil niemand gern stundenlang Softwarefunktionen vergleicht und Nutzerbewertungen liest – aber es trotzdem tun muss.
• Empfänger-Zustimmung einholen: Ja, Sie müssen noch sicherstellen, dass Ihre Kunden mit E-Rechnungen einverstanden sind – zumindest bis ViDA es universell macht.
• Ihr Team testen und schulen: Nichts signalisiert „reibungsloser Übergang” wie ein Team, das weiß, was eine XML-Datei ist (und keine Angst hat, sie zu benutzen).
• Datenintegrität und Sicherheit gewährleisten: Cyberkriminelle lieben Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher gespeichert sind – für die unvermeidlichen Prüfungen.
• Nationale Standards einhalten: EN 16931 ist die EU-Grundlage, aber Ihr Land hat möglicherweise eigene Besonderheiten. Natürlich.

Kimais neues E-Invoicing-Feature: Compliance leicht gemacht

Mit dem neuen Plugin und bald auch in der Cloud unterstützt Kimai E-Invoicing – damit Sie sich keine Gedanken mehr über Rechnungsformate machen müssen und sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Die unterstützten Profile sind:

• EN16931 - CII (XML)
• EN16931 - UBL (XML)
• XRechnung 3.0 - CII (XML)
• XRechnung 3.0 - UBL (XML)
• Zugferd (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)
• Factur-X (PDF/A Hybrid mit eingebettetem XML)

Wesentliche Funktionen für EU-Unternehmen:

• Automatische E-Rechnungserstellung: Rechnungen als PDF per Plugin oder in Kimai Cloud erstellen; die erforderlichen maschinenlesbaren Daten werden automatisch erstellt und/oder hinzugefügt
• Konfigurierbare Rechnungsvorlagen: Rechnungen an länderspezifische Anforderungen und Kundenpräferenzen anpassen, benutzerdefinierte Felder wie Standort, Pausen hinzufügen, im gewünschten Format exportieren
• Mehrsprachige und Mehrwährungsunterstützung: Ideal für grenzüberschreitendes Geschäft

Zusätzliche Funktionen für E-Invoicing:

Kimai startet mit einem minimalen Funktionsumfang, der bereits die meisten Alltagsanwendungen abdecken sollte. Deshalb können Sie derzeit (nur) einige typische Zahlungsarten und Ihr Zahlungskonto konfigurieren:

Unterstützte Zahlungsarten und ihre offiziellen IDs:

• 58: SEPA-Überweisung
• 59: SEPA-Lastschrift

Fazit

E-Invoicing ist gekommen, um zu bleiben, und wird für Unternehmen in der EU schnell zur Pflicht. Mit Kimais neuen E-Invoicing-Funktionen können Sie Compliance vereinfachen, Zeit sparen und sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Ihr Unternehmen führen (und vielleicht sogar genießen). On-Premise-Nutzer können das Plugin im Store erwerben.

Bereit mitzumachen? Testen Sie Kimai Cloud noch heute kostenlos und machen Sie E-Invoicing zu einer Sorge weniger.