AlpineLink

Zu viele verlorene Abrechnungsstunden

2020, im Höhepunkt der Corona-Pandemie, gründete Laurin Berli AlpineLink — damals noch als Nebenprojekt zur Berufslehre. Ein Jahr später, als sein Unternehmen immer mehr Kunden gewann, stand er vor einem Problem, das viele junge Geschäftsführer kennen: Wie erfasst man Arbeitszeiten und Projektkosten effizient, wenn das Team wächst und die Kundenprojekte komplexer werden? „Ohne Zeiterfassung gibt es keinen Lohn. Wir hatten Excel-Listen, wo wir Start- und Endzeit eingetragen haben. Das war mühsam und fehleranfällig. Am Ende des Monats war es jedes Mal ein Kampf, alles zusammenzurechnen.”

Mit mehreren verwalteten Domains und einem Team aus drei Fachleuten brauchte AlpineLink eine Lösung, die mehr konnte als Excel-Tabellen. Die manuelle Zeiterfassung kostete nicht nur Zeit, sondern führte auch zu Ungenauigkeiten bei der Abrechnung – ein kritisches Problem für ein Unternehmen, das auf Stundenbasis arbeitet.

Von Kimai On-Premise zu Kimai Cloud

Laurin begann seine Kimai-Reise mit der Self-Hosted-Version. „Ich habe nach einer selbst gehosteten Zeiterfassungslösung gesucht, weil ich möchte, dass die Daten bei mir bleiben“, erklärt er. Als technikaffiner Unternehmer schätzte er die Kontrolle über seine Daten. Sein Team bestand aus Selbstständigen, die die einfache Arbeitszeiteintragung genossen, und Laurin war mit seinem On-Premise-Zeiterfassungssystem zufrieden.

Doch mit dem Wachstum von AlpineLink änderten sich auch die Anforderungen. Updates wurden aufwändig, und die Zeit, die für die Systemwartung draufging, fehlte an anderer Stelle. “Bei der Self-Hosted-Version musste ich alle Updates selbst einspielen. Das kostet Zeit”, sagt Laurin. “Jetzt haben wir diese Zeit nicht mehr, weil wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren müssen – Webdesign und Hosting für unsere Kunden.” Der Wechsel zu Kimai Cloud war die logische Konsequenz.

25 Tätigkeiten und ein cleverer Workflow-Trick

Die Migration zur Cloud-Version verlief reibungslos. Besonders überzeugt war Laurin von der Microsoft-Integration: “Das Login habe ich an Microsoft geknüpft, was es für uns einfacher macht, weil wir Microsoft überall nutzen – und dann hat man auch gleich 2FA.”

Der wahre Erfolg lag in der durchdachten Strukturierung. Aus anfänglich zwei Tätigkeiten wurden 25 verschiedene Aktivitäten, die AlpineLink heute erfasst – etwa 20 davon verrechenbar, 5 intern. “Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich zu Beginn nur ein Projekt erfasst habe. Plötzlich kommt eine Support-Anfrage, und du wirst in deinem Workflow gestört, weil die Tätigkeit noch nicht vorhanden ist”, erklärt Laurin. “Ich würde neuen Kimai-Nutzenden empfehlen, sich zu Beginn zu überlegen, welche Tätigkeiten man hat, damit man nicht im Workflow gestört wird.”

Ein besonders cleverer Ansatz: Laurin hat ein “Übergangsprojekt” angelegt – ein Projekt, auf das er Zeit buchen kann, wenn noch kein spezifischer Kundenaccount existiert. “Wenn ich gerade voll im Flow bin und dann kommt ein Kunde, der noch keinen Account hat, kann ich zuerst die Zeit auf dieses Projekt buchen. Ende der Woche erstelle ich dann die richtigen Projekte. So wird der Workflow nicht blockiert.”

Die Ergebnisse

Die strukturierten Stundenübersichten in Kimai ermöglichten bessere Projektübersicht für die Kunden. “Bei Key-Kunden haben wir das Kundenportal, wo sie fortlaufend die gearbeiteten Stunden nachvollziehen können – nicht erst am Projektende. Da kam nur gutes Feedback”, berichtet Laurin stolz.

Ein konkretes Beispiel zeigt die Wirkung: Bei jedem Zeiteintrag vermerkt das Team das zugehörige Supportticket. “Wenn der Kunde nachher fragt: ‘Wieso kostet das jetzt 20 Schweizer Franken?’, dann kann ich sagen: ‘Okay, schau mal im Ticket, was wir da konkret gemacht haben.’ Es ist wie eine Überprüfung für ihn.”

Besonders wertvoll: Das Projektbudget-Controlling. “Wenn wir merken, wir haben schon 80% vom Offertenbetrag verwendet, senden wir dem Kunden eine Nachricht. Das hatten wir erst, seitdem wir Kimai nutzen”, erklärt Laurin. Diese Transparenz verhindert böse Überraschungen und stärkt das Vertrauen.

Unternehmensskalierung mit Vertrauen

Heute ist Kimai fester Bestandteil des AlpineLink-Alltags. Das System unterstützt alle administrativen Entscheidungen. “Für die Lohnabrechnung gehe ich einfach in den Jahresreport von allen Nutzenden und sehe: Okay, diese Woche hat jemand 15 Stunden gearbeitet, dann kann ich den Lohn auszahlen”, beschreibt Laurin die vereinfachten Prozesse.

“Wir hatten Zeitersparnisse in mehreren Bereichen. Erstens bei der Zeiterfassung, zweitens beim Projektcontrolling, drittens beim Erstellen der Rechnungen und viertens bei der Lohnabrechnung.”

Mit wachsendem Kundenstamm und steigender Projektkomplexität plant AlpineLink, das Kundenportal weiter auszubauen. “Wir sind noch dran. Jetzt bei diesem Kunden sind wir gerade an zwei Projekten dran – immer wenn wir wieder Kontakt mit einem Kunden haben, erstellen wir fortlaufend die zugehörige Kundenportal-Seite.”

Würde Laurin Kimai anderen Unternehmen empfehlen? “Ja, würde ich. Es ermöglicht uns wirklich, projektbezogen abzurechnen, und das ist bei uns der Hauptanwendungsfall. Deshalb kann ich das nur empfehlen.”

Eine klare Aussage von jemandem, der den Weg von Excel-Listen über Self-Hosting bis zur professionellen Cloud-Lösung gegangen ist – und dabei gelernt hat, dass die richtige Software nicht nur Zeit spart, sondern auch Vertrauen schafft.

Danke, Laurin Berli, für das inspirierende Gespräch und alles Gute für die Zukunft von AlpineLink!